パワーポイント に潜む『 個人情報 』を完全に『 消す 』方法とは!?

あまり大きな声では言えませんが、コンサル業務をしていると何かと資料を使いまわします。似たようなジョブで作ったスライドのうち、何らか制度の説明資料などで汎用性が高い内容のものは特にです。その際、本文に社名等が残っていないことは入念に確認しますが、意外とプロパティに記録されている社名や作成者等の情報は見落としがちです。先日も後輩がちょっとやらかして冷や汗をかきました…

本記事では、パワーポイントを例に、個人情報等が残存していないかを確認・削除する方法をご紹介したいと思います。

 

作成者ばかりに気を取られず、詳細プロパティの情報にもご注意を。

まず押さえるは『 本文 』と『 プロパティ 』

本文を社名等で全検索するのはもちろんですが、社名等の情報が記録されている可能性のある『 プロパティ 』の情報も確認必須です。『 プロパティ 』の情報は、リボンにある『 ファイル 』をクリックいただいた際に、『 情報 』のタブで確認することができます。

 

見落としがちな『 詳細プロパティ 』もお忘れなく

しかし、ここで注意が必要なのは、『 情報 』タブで表示される作成者・更新者の情報が全てではありません。オレンジ枠の『 プロパティ 』をクリックした際に表示される『 詳細プロパティ 』も確認することが重要です。ここに会社名等が潜んでいることがあるからです。

パワーポイントのプロパティ確認①

パワーポイントのプロパティ確認②

 

 

ワンクリックで個人情報等を一括検知・削除『 ドキュメント検査 』

最終確認として有効?『 ドキュメント検査 』

上述の詳細プロパティ画面にて情報を削除いただければOKですが、全般的に一括してチェック&削除できる『 ドキュメント検査 』もご紹介しておきたいと思います。手作業で確認・削除した後の最終確認として非常に効果的です。

 

ワンクリックで非常に簡単な利用方法

使い方は非常に簡単です。上述の『 情報 』のタブから『 問題のチェック 』⇒『 ドキュメント検査 』とクリックしていくことで使えます。具体的にはクリック後、『 ドキュメント検査 』の画面が表示されます。そこで、『 ドキュメントのプロパティと個人情報 』にチェックを入れて『 検査 』を実行してください。この簡単手順のみで、会社名や作成者の情報が残存していた場合には検知・削除してくれます。削除する前には確認画面が表示されるのでご安心ください。

ドキュメント検査①

ドキュメント検査②

 

 

まとめ ~ 意外と気づく残存情報にはご注意を ~

本記事では、私が経験したヒヤリハットと対処方法についてご紹介いたしました。少しでも資料作成の一助になれましたら幸いです。